GERENCIAMENTO E APOIO TÉCNICO AOS PROJETOS DE INVESTIMENTO FERROVIÁRIO DA SECRETARIA DOS TRANSPORTES METROPOLITANOS DE SÃO PAULO – STM E DA COMPANHIA PAULISTA DE TRENS METROPOLITANOS – CPTM
Cliente: Secretaria dos Transportes Metropolitanos
Período: julho de 2014 - junho de 2019
Descrição do Projeto
Para a modernização e recapacitação da rede ferroviária que atende a Região Metropolitana de São Paulo, o governo do Estado, através da Secretaria dos Transportes Metropolitanos e da Companhia Paulista de Trens Metropolitanos – CPTM, vem implementando, nos últimos anos, grandes projetos de investimento com o apoio de agências multilaterais de crédito. Entre os mais importantes, estão: Projeto São Paulo Trens e Sinalização, parcialmente financiado pelo Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento – BIRD em parceria com o Japan Bank for International Cooperation – JBIC; modernização da Linha 8-Diamante, com financiamento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES; e aquisição de 65 trens de 8 carros para a CPTM, com financiamento em negociação junto ao BNDES. As atividades de gerenciamento que constituem o escopo deste contrato visam assegurar o pleno controle e execução das obrigações assumidas com os agentes financiadores em todas as etapas dos Projetos.
Descrição dos Serviços
1. Customização/Operação de um Sistema Informatizado para Controle de informações e Emissão de Relatórios, incluindo:
Saques e depósitos efetivados em contas da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.
Fluxo da contrapartida estadual, advindo da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.
Manutenção das informações em contas e relatórios separados e individualizados para a realização de auditorias periódicas.
Controle de faturamento e pagamentos dos contratos de fornecimento de bens e serviços.
Controles dos seguros efetuados sobre os bens e serviços adquiridos com recursos advindos dos contratos de empréstimos.
Controle e execução de todas as obrigações contratuais assumidas nos contratos de empréstimo com os agentes financiadores em todas as fases.
Controle e acompanhamento dos contratos de empréstimo e dos contratos de fornecimento de bens e serviços.
2. Serviços de Apoio à CPTM e à STM na Implantação, Monitoramento e Avaliação dos Projetos
Revisão e operação do plano de monitoramento e avaliação dos Projetos, com a identificação dos serviços e eventos, indicadores e forma de monitoramento.
Elaboração de relatórios de acompanhamento e análise dos Projetos.
Controle e monitoramento dos indicadores do Marco de Resultados – Matriz de Indicadores dos Projetos.
Elaboração e manutenção dos instrumentos e ações de planejamento e acompanhamento físico-financeiro dos Projetos: planos de operação e execução física dos componentes dos Projetos, plano de contas, sistemas de solicitação de reembolso e adiantamento, orçamentos dos componentes dos Projetos, análise e processamento das medições dos serviços realizados/bens entregues, e outros.
Análise, revisão e consolidação do acompanhamento físico-financeiro dos componentes, subcomponentes e atividades.
Catalogação, digitalização e guarda de documentos em arquivos digitais e físicos concernentes aos Projetos, englobando: índice básico, procedimentos de busca/rastreabilidade de informação/documento e consulta, bem como a efetiva catalogação dos documentos durante a implantação dos Projetos.
Elaboração de propostas para o estabelecimento de diretrizes, fluxos, sistemas de acompanhamento, procedimento operacionais, administrativos e financeiros.
Manutenção dos instrumentos e sistemas para levantamento, organização e análise dos dados.
Elaboração dos relatórios dirigidos aos agentes financiadores e aos órgãos da administração estadual e federal.
Apoio técnico à UGP e à UCP, com serviço de consultoria especializada, disponibilizando profissionais de perfis adequados ao atendimento das necessidades específicas.
Preparação de releases para a imprensa local, nacional e internacional, web site e outros meios de comunicação sobre as atividades, metas e objetivos alcançados pelos Projetos;
Apoio na implantação de estratégica de comunicação com a produção de conteúdos.
Apoio à CPTM nos procedimentos e diligenciamento para realização dos desembaraços alfandegários.
3. Apoio à CPTM e à STM nas Contratações Necessárias à Implementação dos Projetos
Apoio à UGP e à UCP na preparação de documentos de licitação, com participação na elaboração de caderno de encargos, editais, termos de referência, etc.
Apoio à CPTM e à STM na preparação dos demais documentos necessários às licitações, como anexos aos editais, elaboração dos avisos e comunicações das licitações, nas respostas aos consultores durante o processo licitatório.
Apoio à CPTM e à STM na averiguação do cumprimento dos regulamentos estabelecidos pelos agentes financiadores e pela legislação nacional e estadual nos processos de licitações, contratos e aquisições.
Consolidação dos relatórios de acompanhamento das licitações, contratos e aquisições realizadas no âmbito dos Projetos.
Acompanhamento e apoio nas atividades relativas às Comissões de Licitações.
4. Apoio à CPTM e à STM na Gestão dos Contratos de Empréstimo
Acompanhamento e preparação da documentação necessária para o cumprimento das cláusulas condicionantes e obrigatórias dos contratos de empréstimo.
Apoio na preparação dos documentos exigidos pelos agentes financiadores para os pedidos de desembolso, prestações de contas e justificativas de desempenho financeiro, entre outros.
Apoio na elaboração dos Planos de Contas dos Projetos e operação do Sistema de Contabilidade Gerencial.
Apoio na elaboração dos Demonstrativos Financeiros dos Projetos, em conformidade com os requisitos estabelecidos pelos agentes financiadores para obtenção dos pareceres das auditorias externas independentes.
Preparação os documentos de suporte para apresentação às auditorias externas independentes dos Projetos.
5. Apoio Técnico
Assessoria especializada à CPTM e à STM, compreendendo análise de aspectos críticos decorrentes de fatos não previstos.
Suporte à implementação de atividades complementares não explicitadas nos Termos de Referência.
6. Elaboração de Relatórios Informativos e Gerenciais
Relatório Gerencial Semanal: acompanhamento das atividades físico-financeiro do Projeto e dos subcomponentes, destacando-se situação atual, pontos de atenção e recomendações para possíveis ajustes.
Síntese Gerencial Mensal: resumo das informações do Relatório Gerencial Semanal.
Relatório de Progresso Mensal: apresentação dos serviços executados e pagos até o mês em curso, bem como a previsão ou metas para o mês subsequente, e identificação do estágio de cada subcomponente, pontos críticos e recomendação de ações mitigadoras no caso de obstáculos ao progresso.
Sumário Executivo Mensal: resumo mensal das informações do Relatório de Progresso Mensal.
Relatório de Previsão de Desembolso: programação de desembolso para os pagamentos dos contratos de fornecimento de bens, obras e serviços dos subcomponentes do Projeto que ocorrerão no mês subsequente ao mês em exercício para apresentação à Secretaria da Fazenda.
Cronograma de Execução Financeira: relatório sobre os recursos em dólares sacados do empréstimo por agência implementadora, no período compreendido entre o primeiro e o último dia de cada mês, mais o saldo acumulado do Projeto, por fonte de financiamento.
Acompanhamento da Execução de Projetos: relatório para a Secretaria da Fazenda do Estado sobre objetivos do projeto; os recursos aplicados x planejados, em reais, por agência implementadora, no período compreendido entre o primeiro e o último dia de cada mês, por fonte de financiamento; o progresso físico e financeiro, o estágio atual, e os pontos críticos de cada subcomponente.
Prestação de Contas: levantamentos dos pagamentos realizados, por fonte de financiamento, moeda e contrato; declaração de gastos; previsão de desembolso; reconciliação da conta designada; cópias dos documentos comprobatórios; e comprovantes de movimentação da conta designada no Siafem (Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios).
Relatório Financeiro Intermediário Trimestral: preenchimento dos formulários IFR – Intermediary Financial Report, de acordo com a base contábil de caixa, registrando-se as despesas quando estas representarem distribuições de fundos.
Release para o website CPTM, contendo descrição dos projetos, contratações efetuadas e andamento.
Atas das reuniões de acompanhamento do andamento dos subcomponentes contendo informações sobre o progresso de cada subcomponente, compromissos assumidos e prazos de cumprimento, as recomendações acordadas com os gestores dos subcomponentes e as supervisoras.
Relatório de Progresso Semestral:execução físico-financeira do Projeto no período.
Manual de Operação do Projeto contendo as rotinas operacionais do projeto, atualizado periodicamente.
Relatório Final emitido no término dos serviços, sintetizando os principais aspectos do Projeto e resultados alcançados.